Geplaatst op 07 november 2023
“We hebben sinds de start van onze samenwerking hele mooie stappen gezet en mijn tussenkomst is bijna niet meer nodig. Ik hoef alleen nog maar de tactische en strategische overleggen te voeren en dat loopt soepel. We zijn zeer content met de samenwerking”, laat Isabel van ’t Hul, leveranciersmanager Stichting Philadelphia Zorg, weten. Sinds 2019 voert OnderhoudPlus het Niet Planmatig Onderhoud en Planmatig Onderhoud uit voor het zorgvastgoed van Philadelphia in Zuidoost- en Oost-Nederland. Lees in onderstaand interview alles over deze succesvolle samenwerking.
“Zes jaar geleden ben ik bij Philadelphia begonnen als projectmedewerker Support, een ondersteunende functie voor vastgoedbeheer op de afdeling Huisvesting en Facilitair. Na een jaar ben ik doorgegroeid naar mijn huidige functie van leveranciersmanager. We constateerden dat er behoefte was aan een aanspreekpunt voor collega’s en de leveranciers die aan onze afdeling verbonden zijn. Iemand die de contacten onderhoudt, toeziet op naleving van contracten en de verbinding kan leggen tussen collega’s en leveranciers. Een van mijn eerste taken was de zoektocht naar nieuwe bouwpartners”, legt Isabel uit.
Voorkeurspartner
Voorheen werkte Philadelphia met een landelijke bouwpartner. Na gesprekken met de vastgoedbeheerders en buitendienstcoördinatoren werd de conclusie getrokken dat de voorkeur uitgaat naar samenwerken met regionale partners. Isabel vervolgt: “Mijn collega’s hebben veel te maken met de bouwpartners, weten wat er speelt op locatie en kunnen goed aangeven wat nodig is. We hebben hen gevraagd om partijen uit hun netwerk door te geven waarmee ze het liefst samenwerken. In de regio’s Zuidoost- en Oost-Nederland werd OnderhoudPlus genoemd als voorkeurspartner.”
Kennis van de doelgroep
Tijdens gesprekken met Peter Renkens, directeur OnderhoudPlus regio Zuid, kwam de gewenste vorm van de samenwerking aan bod en werden de door Philadelphia opgestelde kaders en aandachtspunten besproken. OnderhoudPlus heeft meerdere klanten in de zorgsector, waardoor ze goed begrijpt met welke doelgroep ze te maken krijgt en welke belangen er spelen. “We hechten er veel waarde aan dat er een goede omgang met onze cliënten is, dat onze partners bekend zijn met onze locaties en dat ze flexibel zijn. Het is niet praktisch als een onderhoudsmedewerker om 8.00 uur op de stoep staat terwijl de begeleiding druk is met de opstart van de dag en de verzorging van de cliënten. En het is belangrijk dat een onderhoudsmedewerker geen rommel of gereedschap rond laat slingeren. Vriendelijkheid, dienstbaarheid en correcte communicatie zijn belangrijke omgangsnormen. OnderhoudPlus heeft ervaring met werken op zorglocaties en kan hier goed mee omgaan”, voegt Isabel toe.
Korte lijnen
Jean Jacques Turlings, verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van de locaties van Philadelphia in Oost-Nederland: “Bij grote onderhoudsbedrijven zie je vaak dat je met diverse lagen in een organisatie te maken hebt, wat het contact heel stroperig maakt. Bij OnderhoudPlus is dat niet het geval: de lijnen zijn super kort. De telefoonnummers van Udo (Kampman, projectleider) en Boudewijn (Van Dijk, servicecoördinator) staan bij wijze van spreken onder mijn favorieten. Er wordt altijd opgenomen of teruggebeld en zaken worden snel afgehandeld. We begrijpen elkaar en durven elkaar op zaken aan te spreken. Bovendien denkt OnderhoudPlus op diverse vlakken goed met ons mee.”
Eén aanspreekpunt
Philadelphia is zelfs zo tevreden over OnderhoudPlus, dat ook grotere projecten met hen worden opgepakt. “De projectmanagersrol ligt dan bij OnderhoudPlus en dat werkt heel prettig. We hebben maar één aanspreekpunt en dat ontzorgt ons enorm”, legt Jean Jacques uit. Om de werkzaamheden nog efficiënter en kosteneffectiever te maken, is de ‘kluslijst’ geïntroduceerd. Ongeveer 12 locaties van Philadelphia in de regio Oost verzamelen maandelijks de niet-urgente klussen en plaatsen deze op de kluslijst. Een allround onderhoudsmedewerker van OnderhoudPlus handelt al deze klussen op een vaste dag per maand af. Dit zorgt voor minder overlast op de locaties, biedt een vast vertrouwd gezicht en de medewerker kan ervoor zorgen dat hij alle benodigde materialen en apparatuur bij zich heeft op basis van de kluslijst. “We ontvangen zeer positieve reacties van de locaties die deze kluslijst gebruiken, dus we verwachten dat meer locaties deze werkwijze zullen overnemen”, aldus Jean Jacques.
Elkaar vinden en verbinden
Isabel heeft sinds twee jaar regelmatig overleg met Juriën Huiskamp, manager OnderhoudPlus regio Noord/Oost. “Ook dit contact verloopt heel plezierig. In mijn ogen is dit cruciaal voor een goede uitvoering van de werkzaamheden.” Volgens Isabel ligt de kracht van de goede samenwerking in de communicatie. “Op alle vlakken in de organisatie weten we elkaar uitstekend te vinden. Dus voordat iets escaleert hebben we elkaar al gevonden. In het begin moesten we elkaar natuurlijk nog leren kennen en liep het daar weleens scheef. Philadelphia is een grote organisatie, besluitvorming gaat soms over meerdere afdelingen en dat kan voor wat vertraging zorgen. Maar het was meteen duidelijk dat iedereen met de juiste intenties werkt. Mijn taak is om iedereen met elkaar in verbinding te brengen, de rest volgt vanzelf. Soms heeft dat karretje gewoon even een duwtje in de goede richting nodig en dan gaat het lopen. Dat hebben we wel met elkaar bereikt. Door goede communicatie bereik je samen ook de doelen die je met elkaar hebt opgesteld.”
Duurzaamheidsambities
Partijen vinden elkaar ook in hun duurzaamheidsambities. Als dochteronderneming van JAJO is het de missie van OnderhoudPlus om samen de cirkel te sluiten. Samen met Philadelphia wordt dan ook bekeken waar circulariteit kan worden toegepast, hoe het beste met energie kan worden omgegaan en hoe cliënten en medewerkers op de locaties bewust kunnen worden gemaakt van het belang van zuinig omgaan met energie. Met recht een duurzaam partnership dus!
